Human Resources (HR) er i en unik position til at øge gennemsigtigheden ved beslutninger om ansættelse af nye medarbejdere, så ansættelsen understøtter både virksomhedens og afdelingens mål. Konsekvensen er, at direktører og HR leder efter værktøjer til at optimere rekrutteringsprocessen og således, at virksomhedens mål og afdelingens mål understøtter hinanden.

Planlægning af antal ansatte medarbejdere er afhængig af mange forskellige forhold herunder fx anciennitet og alder. HR behøver at være på forkant med rekrutteringer så omkostningen og investeringen understøtter det af situationen krævede i relateret menneskelige ressourcer.

Medarbejderes anciennitet og alder behøver løbende at være kendt og optimeret, hvis antallet af medarbejdere løbende skal understøtte forretningens mål. Dette sikrer også, at medarbejderomkostninger kontinuerligt er tilpasset på den mest økonomiske måde. Igen medfører dette, at key performance indicators (KPI´er) som fx ”produktionsomkostninger per ansat” og ”omkostninger i procent af indtjening før skat per ansat” er optimeret for maksimal profit over tid.

HR sikrer sammenhæng med virksomhedens mål via controlling af virksomhedens rekrutteringssituation. HR og linjeansvarlige må være opmærksom på rekrutteringsbehov. Forretningens vilkår dikterer måske en forøgelse eller reduktion i forudsigelserne om antal ansatte, men uanset situationen så behøver behovet for rekruttering og derved omkostningerne at blive kontrolleret og optimeret løbende.

Human Resource Informations Systemer (HRIS) er nyttige for at styre nuværende og historiske medarbejderdata. Mange HRISystemer er værdifulde, men de behøver at strukturere og rapportere let og overskueligt for virkelig at skabe værd. Mange HRISystemer kan ikke løse denne grundlæggende forudsætning for optimering og effektivisering af rapporteringer, og bruges derfor ofte kun til lagring af almindelige medarbejder data.

ExcelHRM.dk har udviklet rapporteringsværktøjer til rapportering af anciennitets- og aldersgrupperinger. Værktøjerne beregner medarbejderes anciennitets- og aldersgrupperinger. Værktøjerne kan anvendes til at beregne medarbejderes anciennitetsgrupperinger med henblik på at klarlægge forestående udfordringer med rekruttering, pension, opsigelser mm. Værktøjerne maksimerer derved værdien i virksomhedens rapporteringer og øger effektiviteten og optimerer personaleadministrative og rekrutteringsprocesser.